お役立ち記事
誰が見ても正しい状況を把握できるSFA（営業管理ツール）構築3つのポイント
営業日報による業務管理に課題を感じ、
SFAツールを導入したそこのあなた
こんなお悩みをお持ちではありませんか？
なかなか定着しない
入力ルールが煩雑で営業担当の負担が大きい
担当によって着目点がばらばらで重要な情報が入力されていない
そんな悩みを解決する
「誰が見ても正しい状況を把握できるSFA構築3つのポイント」
Point 1：情報の正確性を担保する
SFAへの入力をテキストベースで行っていると「（株）」と「株式会社」や電話番号のハイフンを付ける付けないといった表記ゆれの課題に必ず直面します。
この課題を放置しておくと、同一の取引先が2つ登録されてしまうなどの状況が発生します。
このような入力を繰り返すと、正しい状況を把握するために2つのデータを確認するといった手間が発生します。
手間がかかり煩雑なSFAはなかなか定着せず、各営業担当が自身で情報を管理するほうが楽だと感じ、最終的には属人的な管理体制になってしまいます。
そこでオススメしているのが取引先のマスタタブに対するルックアップ項目の使用です。
ルックアップ項目は他タブのデータと紐づけることができる項目です。ここから参照元のデータを確認することができます。
ルックアップ項目を使用することで、営業担当は取引先をテキストで打ち込まず、選択肢から選択する感覚でデータを入力することができるため、非常に効率よく入力することができることも利点です。
併せて入力規則やレビュープロセスによる重複データ作成防止も有効でしょう。
Point 2：必須項目を欲張らない
重要な情報の入力漏れを防ぐために必須項目を設定することは大切です。
しかし「あれもこれも」と必須項目が増えすぎてしまえば、入力する営業担当の負担が大きくなってしまい、せっかく導入したSFAが活用されない状況に陥ってしまいます。
SFAを構築する際に「こんな情報があればいい分析ができるな」「初めから詳細な情報を入力してもらおう」といった発想は非常に重要ですが、
とりわけSFA導入初期においては”理想に近づけるための発想”ではなく”現状を分析するための発想”が必要です。
現状を知り、課題を洗い出すために必要最低限の入力で済むように心がけましょう。現状が分析出来たら課題が明確になります。
ここで次のステップとして課題解決に必要な情報を収集するために必要な項目を増やしましょう。
必須項目は最低限に
Point 3：入力する営業担当者のメリットを反映する
SFA導入の理由として「各営業担当に属人化したデータを横断的に活用したい」「営業活動を見える化したい」「営業活動の分析を行いたい」といったものがよく挙げられます。
これらの利点を得るための大前提として”社内へのSFA活用定着”が避けられません。この課題を越えられないといった声は非常によく耳にします。
ではどのようにこの課題を越えればよいのでしょうか。その答えが”入力する営業担当者のメリットを反映する”です。
一番メジャーなものが営業担当の業務効率化です。SFAを使うことによって効率的に業務を行うことができるようにSFAを構築する必要があります。
例えば先に触れた、ルックアップ項目の活用や必須項目を増やしすぎないといったものが挙げられます。入力者のメリットも考えながらカスタマイズしましょう。